8 Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis agar Lebih Meroket

Punya email dan bisa menggunakan email itu dua hal yang sama-sama pentingnya. Apalagi bagi saya seorang pekerja lepas sekaligus pebisnis online.

Apalagi tuntutan pekerjaan di masa sekarang membuat siapapun harus bisa mengoperasikan email untuk berbagai keperluan. Adanya email membuat komunikasi menjadi lebih efisien.

Dan pada faktanya memang hingga saat ini email atau alamat surel masih digunakan meskipun telah hadir layanan komunikasi yang lainnya..

Begitupun saya yang masih memiliki email hingga saat ini dan sama sekali tidak berencana ingin menghapusnya. Email adalah media komunikasi yang masih berguna dan akan selalu berguna kini, esok, dan seterusnya.

Apa Itu Email?

Sebagai pengguna internet, sudah seharusnya anda mengerti tentang apa itu email, fungsi, dan juga kegunaannya. Sebelum saya menjelaskan lebih jauh tentang pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis, sebaiknya ketahui beberapa hal tersebut terlebih dahulu.

Email (Elektronic Mail) atau dalam bahasa Indonesia disebut alamat surel merupakan pesan atau surat dalam format digital. Kamu bisa mengaksesnya dari berbagai perangkat asal telah tersambung ke jaringan internet

Fungsi Email

Fungsi utama dari surel memang untuk mengirim dan menerima pesan dengan berbekal koneksi internet. Tetapi apa hanya itu saja fungsinya? Tentu saja tidak. Berikut ini beberapa fungsi email yang harus kamu ketahui sebagai pengguna internet :

1. Terima dan Kirim File

Tak sekedar kirim pesan berupa teks atau tulisan saja, dengan email kamu juga bisa mengirim dan menerima file. Baik itu gambar, dokumen, video, animasi, ataupun file dalam bentuk lainnya. Kamu bisa mengirim file saja atau dipadukan dengan tulisan atau teks.

2. Mendaftar Akun Sosial Media dan Lainnya

Hampir seluruh sosial media, seperti Facebook, Instagram, dan Twitter mensyaratkan calon pemakainya untuk memiliki email aktif agar dapat melakukan pendaftaran. Email ini bisanya juga akan diverifikasi ketika melakukan pendaftaran.

Tak hanya itu saja, email menjadi salah satu komponen penting yang harus ada jika ingin membuat sebuah website, seperti firdausartikel.com ini. Jadi, saya sarankan bagi kamu yang ingin membuat akun sosmed dan juga website sebaiknya buat alamat surel terlebih dahulu.

3. Sebagai Sarana Promosi

Punya usaha? Promosikan saja melalui email. Istilahnya adalah email marketing. Ini sangat berguna bagi para pebisnis online yang bisa mendapatkan konsumen secara cepat dan efektif. Selain itu, promosi dengan cara ini lebih hemat biaya dibandingkan dengan cara konvensional.

Dan masih banyak lagi yang lainnya.. anda bisa melihatnya pada infografis di bawah ini.

Cara Kerja Email

Cara kerja email sebenarnya sama seperti kita mengirimkan surat kepada orang lain. Hanya saja, kirim suratnya ini secara online tidak lagi melalui pak pos dengan berbekal surat dan amplop. Tetapi yang kamu gunakan adalah smartphone/komputer dan juga koneksi internet yang baik.

Dibandingkan dengan surat biasa, tentu saja mengirim email jauh lebih cepat dan pesan bisa sampai di tangan penerima hanya dalam waktu beberapa detik saja asal koneksi internet lancar.

Macam – Macam Email

Secara garis besar, ada 2 macam email yakni email gratis dan email berbayar. Keduanya punya fungsi dan kegunaan yang sama. Yang membedakan adalah fitur-fitur yang ditawarkan email tersebut.

Email gratis, mungkin selama ini selalu kamu pakai. Cirinya adalah dibelakang nama email ada tambahan @gmail.com, @yahoo.com atau @hotmail.com. contohnya seperti ini :

• firdauscakep@gmail.com
• firdaustampan@hotmail.com
• firdausganteng@yahoo.com

Email gratis punya batasan kapasitas penyimpanan jadi kamu harus rajin-rajin menghapusnya agar bisa lebih banyak menerima pesan dan atau file ke email tersebut. Free email tentu saja bersifat gratis, namun terdapat iklan di dalamnya.

Sementara itu, email berbayar alias email premium punya kapasitas penyimpanan yang jauh lebih besar. Memang, kamu harus punya dana atau uang dan membayarnya jika ingin memiliki email yang satu ini. Tetapi keuntungannya, alamat surel premium tidak disusupi iklan di dalamnya. Dan satu lagi, email premium ditandai dengan alamat domain di belakangnya.

Contohnya adalah :

• admin@firdausartikel.com
• cs@firdausartikel.com
• support@firdausartikel.com

Sekarang coba pertimbangkan baik-baik. Setelah mengetahui perbedaannya, manakah yang lebih bagus? Yes, keduanya memang bagus namun jika melihat fitur-fitur yang ada, aku rasa kamu bakal memilih email profesional. Iya kan?

Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Kamu seorang pebisnis online? Tentu saja membutuhkan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Bukan sekedar email gratis, tetapi email yang benar-benar profesional.

Dan ini bukan hanya berlaku untuk pebisnis online saja, perusahaan pun sangat direkomendasikan untuk memiliki alamat surel premium. Sebab, ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan.

Apa saja itu?

1. Data yang Tersimpan Akan Aman

Kamu tak perlu khawatir tentang data-data yang ada di dalam email profesional, sebab semuanya bakal tersimpan dengan aman. Selama kamu tidak menghapusnya, insyaallah data-data tersebut tetap ada di sana. Isi pesan kepada pelanggan atau sebaliknya akan aman dan tidak mudah untuk dicuri.

2. Terlihat Lebih Profesional

Sekarang coba posisikan diri kamu sebagai calon konsumen dan tiba-tiba saja di malam hari, kamu mendapatkan 2 email promosi suatu produk. Email pertama dari …….@gmail.com dan email kedua dari ……@business.com

Mana yang lebih tertarik bagimu?

Aku yakin kamu bakal menjawab email kedua. Email gratis memang bukan berarti buruk, tetapi email premium jauh terlihat lebih menarik dan terlihat lebih profesional. Dan pada faktanya, rata-rata hampir seluruh perusahaan memakai email domain untuk keperluan promosi maupun komunikasi.

3. Bisa Dipakai Untuk Branding

Dan pentingnya penggunaan email profesional dalam binsis selanjutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk branding. Ini berlaku untuk pebisnis perseorangan, kelompok, ataupun sekelas perusahaan sekalipun.

Alamat email profesional biasanya tak berbeda jauh dengan alamat website. Dengan begitu, pengunjung bisa dengan mudah mengingat keduanya, baik alamat email maupun alamat website. Dan dampak bagus lainnya, hal ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan traffic website.

4. Dapat Membuat Email Sebanyak Mungkin

Mungkin saja perusahaan kamu tidak hanya membutuhkan satu email saja, tetapi lebih banyak email untuk keperluan dan kepentingan yang berbeda – beda. Misal seperti ini

• Alamat email untuk customer service : cs@firdausartikel.com
• Alamat email untuk technical support : support@firdausartikel.com
• Alamat email untuk bantuan cepat : fast@firdausartikel.com
• Alamat email untuk lowongan kerja : loker@firdausartikel.com
• Dan lain sebagainya.

Banyaknya cabang-cabang email domain dapat memberikan kesan bahwa bisnis yang sedang kamu jalankan sudah naik kelas. Dan ini dapat meningkatkan profesionalisme dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis yang sedang kamu jalankan.

5. Dapat Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Mendapatkan kepercayaan dari konsumen bukanlah sesuatu yang mudah. Tetapi setidaknya, dengan email domain kamu bisa mendapatkan hal tersebut. Sesuai dengan penjelasan di atas, email profesional dapat meningkatkan branding hingga pada akhirnya kepercayaan pelanggan pun akan meningkat.

Dan hal tersebut telah dibuktikan dari sebuah survey yang dilakukan Verisign, 65% konsumen lebih percaya dengan email premium dibandingkan dengan email gratisan.

6. Mengurangi Resiko Ditandai Sebagai Spam

Sebagai seorang pebisnis kamu tentu perlu melakukan email marketing demi kepentingan calon promosi kepada calon pelanggan. Ini artinya, kamu harus mengirimkan pesan promosi kepada banyak orang.

Inilah pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis, membuatmu bisa kirim email secara massal ke banyak orang tanpa harus takut ditandai sebagai spam. Berbeda halnya dengan email gratis, mengirim banyak email dalam waktu cepat sudah pasti bakal ditandai spam dan juga kemungkinan besar pesan tersebut bakal dihapus.

7. Bebas Iklan

Dan bye bye iklan! Jika kamu menggunakan email premium untuk keperluan bisnis tentu saja sangat menguntungkan karena tidak ada iklan di dalamnya. Ini sangat menguntungkan bagi kamu dan buat konsumen sama-sama tidak akan merasa terganggu.

8. Adanya Fitur Backup

Fitur backup adalah fitur yang sangat berguna pada email. Sebab adanya ini bisa membuat backupan seluruh isi email yang ada. Baik email terkirim, email masuk, maupun email yang masih tersimpan di draft.

Jadi jika ada email yang tidak sengaja terhapus, kamu masih bisa mengembalikannya lagi seperti semula. Kamu bisa membackup isi email berbayar secara full, berbeda dengan email gratisan yang hanya bisa membackup sebagian saja.

Kini kamu tak perlu takut lagi kehilangan pesan penting dari para pelanggan atau konsumen.

9. Meningkatnya Penjualan

Dan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis selanjutnya adalah mampu meningkatkan penjualan produk ataupun jasa. Ini sebagai efek positif dari meningkatnya branding dan kepercayaan calon konsumen terhadap bisnis yang anda jalankan.

Jadi, jika Branding sudah bagus dan telah mendapatkan kepercayaan maka cari pembeli pun akan mudah sehingga hasil penjualan pun meningkat. Selanjutnya, kamu perlu tau bagaimana mendapatkan email khusus keperluan bisnis.

10. Akses Jelas ke Website

Pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis yang satu ini juga dapat kamu dapatkan. Alamat email dan website bisnis bisa saling terhubung satu sama lain. Kamu dapat membuat email bisnis dengan nama domain sehingga pelanggan lebih mudah dalam mengingat website yang kamu miliki.

Dan hal seperti ini memberikan efek yang sangat bagus. Pelanggan pun akan sering berkunjung ke website kamu, maka peluang untuk mendapatkan orderan akan semakin besar. Penjualan pun akan semakin meningkat sehingga keuntungan pun bisa semakin melejit. Luar biasa bukan?

Bagaimana Cara Memperoleh Email Profesional?

Sekarang saatnya kamu mengetahui tentang bagaimana cara mendapatkan email profesional. Tenang saja, kamu tidak akan sulit memperolehnya dan tidak akan sulit juga dalam mengontrolnya. Hanya dengan beberapa langkah saja kamu sudah bisa memiliki email bisnis. Langsung saja, disimak panduannya :

Siapkan Hosting dan Domainnya Terlebih Dahulu

Hosting, domain, dan email adalah tiga hal yang dapat dipisahkan. Ketika kamu membeli hosting, biasanya penyedia memberikan gratis domain dan juga email untuk kamu gunakan. Kamu tak perlu bingung mencari hosting murah berkualitas, di rumahweb kamu bisa mendapatkannya.

Rumahweb adalah penyedia hosting dan domain legal dan terpercaya di Indonesia. Telah diakui ICANN serta telah teregister di PANDI (Penyedia Nama Domain Indonesia). Rumahweb telah memiliki lebih dari 10.000 pelanggan serta lebih dari 30 server yang tersebar di beberapa negara.

Saatnya Buat Email Melalui Cpanel!

Setelah hosting dan domain sudah kamu dapatkan, maka sekarang kamu sudah bisa membuat akun email profesional. Berikut ini langkah-langkah pembuatannya :

• Pertama, login ke akun cpanel terlebih dahulu. Silakan akses (https://domainkamu.com/cpanel), ganti domain kamu dengan nama domain kamu sendiri.

• Selanjutnya, silakan masukkan username dan juga password cpanel kamu.
• Berikutnya cari kolom email dan pilih “email account”.

• Isi dan lengkapi form yang tersedia.

• • E-mail : silahkan is dengan e-mail yang akan dibuat. Jika kamu akan membuat email dengan alamat cs@firdaus.com, isi dengan “cs” saja (tanpa tanda petik).
  • Domain : pilih domain kamu yang tersedia di hosting. Jika punya lebih satu, maka pilihlah salah satu saja.
  • Password : isi dengan password dari e-mail account yang ingin dibuat, lalu isikan lagi kata sandi yang sama pada pada bagian “Password (Again)”. Buatlah password yang sulit ditebak oleh orang lain.
• Klik tombol “create account”, maka email bisnis pun berhasil kamu buat.

Rumahweb Juga Punya Layanan Email Profesional Bernama Flockmail

Jika kamu hanya membutuhkan email saja tanpa domain dan hosting, rumahweb punya layanan email bisnis bernama Flockmail. Dan ini bukanlah sekedar email biasa!

Flockmail adalah email berkapasitas besar hingga 30 GB dilengkapi aplikasi mobile (IOS & Android) dan juga aplikasi desktop (Windows & MacOS). Banyak fitur yang bisa kamu manfaatkan seperti email, kalender, kontak, video conference, screen sharing, dan banyak fitur lainnya.

Kamu bisa mengakses email dari mana saja, baik secara daring maupun luring. Flockmail tersedia dalam native application untuk beberapa perangkat seperti smartphone, Mac, Windows, dan Linux serta IOS. Kamu bisa mendownload dan menginstall aplikasinya di google play store atau app store.

Rumahweb menawarkan 2 paket email bisnis Flockmail. Paket profesional dan paket premium. Kamu bisa melihat fitur-fiturnya pada gambar di bawah ini.

Fitur-fitur Menarik Flockmail Rumahweb

Beragam fitur pendukung yang Menarik dan menguntungkan bisa kamu dapatkan jika menggunakan layanan email profesional dari rumahweb. Adapun fitur-fitur tersebut antara lain yaitu :

Thread

Percakapan dalam subject yang sama akan ditampilkan pada bagian thread. Hal bisa membuatmu lebih mudah dari mencari, menemukan, dan mengikuti semua percakapan dalam topik yang sama.

Advanced Search

Advanced search merupakan sebuah fitur yang berguna untuk mencari arsip email dengan mudah dan juga cepat. Cari email jadi lebih cepat, kamu dapat menemukannya berdasarkan email pengirim/penerima, subject, tanggal, dan keyword tertentu.

Read Reciepts

Melalui fitur satu ini, kamu bisa mengetahui apakah penerima telah menerima, membuka, dan membaca pesan yang telah kamu kirimkan. Selain itu kamu juga bisa mengetahui apakah pengguna sudah mendownload attachment dan mengklik link tertentu pada email (jika ada). Fitur ini kurang lebih sama dengan fitur centang biru yang terdapat pada aplikasi WhatsApp.

Sangat menarik bukan?

Undo Send

Kamu mungkin pernah salah kirim email ke penerima yang bukan seharusnya. Dengan fitur “undo Send” pada Flockmail, kamu bisa membatalkannya dengan cepat. Jadi, kini tak perlu khawatir lagi dan kamu bisa mengirim pesan secara lebih hati-hati.

Video Conference

Flockmail lebih dari sekedar email, bukan hanya bisa digunakan untuk saling kirim pesan atau file saja, email profesional dari rumahweb yang satu ini juga memiliki fitur yang bisa kamu gunakan untuk melakukan video Conference. Lakukan meeting ataupun hal lainnya dengan mudah dan efisien hanya dalam satu genggaman.

Screen Sharing

Ini adalah salah satu fitur tambahan dari Flockmail yang memungkinkan kamu untuk bisa melakukan presentasi secara daring. Fitur yang ada didalamnya membuat kamu lebih mudah dalam membagikan tampilan desktop sehingga presentasi dalam meeting pun belajar dengan lancar. Kini, presentase lebih mudah cepat dan juga efisien.

Kalender yang Terintegrasi

Satu lagi fitur bonus yang ada pada layanan Flockmail milik rumahweb. Yaitu adanya kalender terintegrasi yang memungkinkan kamu untuk bisa lihat jadwal harian, mingguan, hingga bulanan dengan lebih baik sehingga kamu bisa mengatur waktu secara lebih efisien.

Selain itu, dengan kalender tersebut kamu bisa menjadwal event bersama dengan team atau kegiatan yang lainnya. Semua bisa dilakukan dengan mudah cukup dengan beberapa klik saja. Kamu harus mencobanya.

Akan ada fitur yang lebih baik lagi dari Flockmail..

Flockmail akan terus disempurnakan dengan penambahan fitur-fitur baru yang tidak kalah menarik. Kedua fitur baru yang akan segera hadir adalah “follow up reminder” dan juga “snooze email”

Fitur “follow up reminder” berguna sebagai pengingat ketika hari melakukan follow up email yang harus dikirimkan. Sementara itu “snooze email” adalah sebuah fitur yang membuat anda lebih fokus dan meminimalisir gangguan. Dengan mengaktifkan fitur snooze, maka Email akan masuk lagi ke inbox pada waktu yang tepat dimana kamu bisa membalasnya dengan lebih nyaman.

Butuh Kapasitas Lebih Besar? Alibaba Mail Aja!

Kamu pemilik perusahaan atau startup? Sangat penting untuk memiliki email berkapasitas besar demi kelancaran bisnis kamu. Di rumahweb kamu bisa menyewa Alibaba Mail yang merupakan layanan email profesional dengan kapasitas mencapai 1 TB, mampu menyimpan pesan beserta attachmentnya.

Alibaba Mail memiliki harga yang lebih terjangkau dibandingkan dengan google suite, namun fitur-fiturnya tentu tidak kalah berkualitas dan memiliki kapasitas penyimpanan yang besar. Alibaba Mail bukan berbeda dengan email hosting sehingga sama sekali tidak mempengaruhi space hosting yang kamu miliki.

Harga sewa email bisnis Alibaba Mail tidak perlu merogoh kocek yang terlalu dalam. Mulai dari 30 ribuan saja per bulan, kamu sudah bisa memiliki email berkapasitas jumbo untuk perusahaan. Kamu dapat melihat harganya pada gambar di bawah ini.

Fitur-fitur Menarik Alibaba Mail Rumahweb

Sama seperti folkmail, Alibaba mail juga punya fitur-fitur pendukung yang tidak kalah menarik. Fitur-fitur ini dapat diandalkan untuk kebutuhan perusahaan supaya karyawan bisa bekerja secara lebih cepat, efektif dan efisien.

Apa Saja Fitur-Fitur Tersebut? Yuk, simak pada infografis di bawah ini!

Thread

Sama seperti pada folkmail, Alibaba mail juga punya kegunaan mengumpulkan percakapan dalam subject yang sama dalam satu thread. Tentu saja ini akan mempermudah kamu dalam mencari dan membaca pesan dari para klien. Agar lebih efisien lagi, email juga dikelompokkan berdasarkan folder dan tagging.

Time Management dengan Calendar

Alibaba Mail juga punya fitur pendukung berupa kalender tertata yang dapat membuat kerja jadi lebih efisien. Kamu dapat menggunakan fitur kalender ini untuk mengirimkan undangan meeting dan memasukkannya secara otomatis ke dalam calendar hanya dalam beberapa langkah saja. Sangat simple bukan?

Adress Book

Penting bagi perusahaan maupun karyawan untuk memiliki kontak yang dapat diakses dan diketahui oleh semua SDM perusahaan. Hal ini berguna untuk mempermudah kerja dan mempermudah dalam membagikan kontak kepada kolega lain. Kamu juga bisa mengatur permissionnya secara lebih detail.

Dan masih banyak lagi yang lainnya..

Bingung cara menggunakannya? Belum bagaimana menyetingnya? Tak perlu khawatir, customer service rumahweb siap membantu anda 7×24 jam. Jangan pernah  ragu untuk bertanya ataupun meminta bantuan kepada CS Rumahweb yang begitu ramah.

Email Profesional Meningkatkan Penghasilan Saya

Telah hampir 2 tahun aku menjalani profesi sebagai bloger sekaligus freelancer writer. Selama itu pula, aku merasakan banyak yang berubah dari pekerjaan yang hingga kini masih aku jalankan.

Banyak perubahan positif yang terjadi, terutama setelah memiliki website dan email profesional beralamat admin@firdausartikel.com. Kini Penghasilanku jauh semakin meningkat dibandingkan dengan 1,5 tahun lalu yang masih 0 rupiah.

Banyak tawaran menulis dari berbagai brand dan perusahaan. Content placement, sponsored post, dan masih banyak lagi yang lainnya. Email Profesional benar-benar membawa perubahan positif bagi pekerjaan dan bisnis yang tengah kugeluti saat ini.

Kini saatnya giliran kamu untuk sukses dalam berbisnis dengan memiliki email yang profesional. Dengan memilikinya maka poin-poin pentingnya email profesional dalam bisnis bisa benar-benar kamu rasakan efeknya. Bisnis semakin jauh lebih meroket.

Terima kasih, selamat berbisnis, dan semoga sukses!

Sumber gambar : rumahweb dan gambar Pribadi dan diedit sendiri.